Een vergadering is in de basis een heel nuttig instrument om tot goede beslissingen te komen. Maar beslissingen worden er niet vaak genomen. De vergadering is dan niet effectief, niet zinvol geweest. Wim van Gennip en Peter de Ries schreven een handboek voor effectief vergaderen, waarmee ze korte metten willen maken met het ‘overlegsyndroom’.
In hun handboek hebben Wim van Gennip en Peter de Ries vijf concrete geboden voor effectief vergaderen uitgewerkt. Gebod 1 is het belangrijkst en luidt: Bezint eer gij begint. “Vraag je eerst af of een vergadering wel zin heeft voordat je die plant”, zegt Van Gennip. “Is een vergadering wel echt nodig? Kun je niet even bellen of mailen? Dan ben je eerder klaar.” Een vergadering moet tot iets leiden. “Is de kans klein dat er iets zinnigs besproken wordt, ga dan niet vergaderen, maar ga werken.”
‘Weet met wie je het wilt doen’, is gebod 2. Van Gennip: “De valkuil van elke vergadering is dat er te veel mensen aan tafel zitten, en dan vaak ook nog eens de verkeerde mensen.” Gebod 3 is: Verspil geen tijd. “Als je dan tijd aan vergaderen besteedt, doe het dan goed. Bewaak de tijd.” Een potentiële tijdverspiller is het gebruik van grappen en grollen. “Sowieso vinden mensen vaak niet dezelfde grappen leuk. Maar gebruik je een grap om een punt te maken of een ongewenste richting af te stoppen, dan is een grap prima. Zorgt het ervoor dat de vergadering langer gaat duren en minder effectief wordt, dan ga je de fout in met je grap.”
Achteraf afstand nemen van besluiten die zijn genomen in de vergadering, komt vaak voor. Vooral direct na de vergadering op het toilet. “Je moet in de vergadering je zegje doen en niet daarbuiten”, aldus Van Gennip. Gebod 4 is daarom: Voorkom ‘toiletgeklets’.
Gebod 5 in het handboek voor effectief vergaderen is: Leg een ei. Oftewel, neem besluiten. “Dát is het doel van een vergadering”, zegt Van Gennip. “Opdat het echte werk voortgang boekt.”
Lees het interview met Wim van Gennip nu in V-focus.
